KPI là gì? Cách xây dựng chiến lược KPI hiệu quả?

Trong một vài năm trở lại đây, chiến lược KPI đang được áp dụng mạnh mẽ và phổ biến tại Việt Nam. Tuy nhiên, việc sử dụng KPI để xử lí trong các công việc liên quan đến kinh doanh, dự án, nhân sự, marketing,.. còn chưa đem lại hiểu quả cao. Trong bài viết này, BigAds sẽ giúp bạn hiểu rõ KPI là gì? Và đặc biệt các sử dụng chiến lược KPI hiệu quả trong Marketing.

1. KPI là gì?

KPI theo tiếng anh là viết tắt của Key Performance Indicator. Có nghĩa là chỉ số đánh giá thực hiện công việc. Đây là công cụ đo lường, đánh giá hiệu quả công việc được thể hiện qua số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ánh hiệu quả hoạt động của các tổ chức hoặc bộ phận chức năng hay cá nhân.

Nói 1 cách đơn giản, tương tự như khi đi vào một phòng khám đa khoa, người ta sẽ tham vấn cho mình một loạt những test (thử máu, huyết áp, nhịp tim, X quang, nước tiểu, mắt, mũi, chân tay, thần kinh, vv…). Nếu ta khám hết, bác sỹ sẽ cho ta một loại kết quả thể hiện bằng những chỉ số định tính và định lượng. Tất cả những thông tin đó đều là KPI về tình trạng sức khỏe của chúng ta.

Chúng ta giám sát sức khỏe của mình, của doanh nghiệp, phòng ban và nhân viên, vv… thông qua các KPI. Từ đó biết được chúng ta đang có sức khỏe tốt hay xấu; doanh nghiệp đang thắng hay thua, nhân viên đang hoạt động ra sao, vv… để rồi đưa ra các biện pháp giải quyết hiệu quả.

2. Tại sao các doanh nghiệp lại cần phải có chiến lược KPI?

Với mỗi doanh nghiệp, khi hoạt động đều cần có một mục tiêu phải đạt được nếu muốn tồn tại và phát triển (ví dụ như doanh thu, lợi nhuận,…). Để đạt được các mục tiêu này, các CEO, nhà quản lý thường phải vạch ra được các kế hoạch, chiến lược khác nhau. Ví dụ như gồm những chiến thuật lớn nhỏ để giúp đến gần hơn với các mục tiêu đó.

KPI cấp cao có thể tập trung vào hiệu suất tổng thể của doanh nghiệp. Bên cạnh đó KPI cấp thấp tập trung vào hiệu suất của các quy trình hoặc nhân viên trong các phòng ban như bán hàng và tiếp thị.

Một khi doanh nghiệp đề ra KPI cho các hoạt động của công ty, của từng nhân viên nhằm giúp cho toàn tập thể hoặc các cá nhân có nhiều động lực cố gắng hơn trong quá trình làm việc.

KPI chính là công cụ hiện đại giúp quản lý biến các chiến lược thành các mục tiêu quản lý cho từng phòng ban, bộ phận với từng lĩnh vực như nhân sự (tuyển dụng, đào tạo, lương, đánh giá công việc,..) tài chính, kinh doanh, quảng cáo và từng cá nhân.

KPI áp dụng cho nhiều mục đích khác nhau như quản lý hệ thống công việc của một nhóm, tổ chức, tự quản lý công việc của từng cá nhân.

3. Tầm quan trọng của KPI

Từ việc đánh giá hiệu suất của nhân viên để theo dõi sự tiến bộ của công ty. Từ đó cho thấy tại sao chỉ số KPI lại là một yếu tố quan trọng trong việc hỗ trợ sự phát triển của công ty bạn.

• Đo lường mục tiêu của bạn: Mặc dù KPI có thể dễ dàng bị nhầm lẫn là mục tiêu của công ty. Nhưng chúng chỉ là một phương pháp đo lường các mục tiêu và chỉ tiêu. Khi bạn có thể đo lường các mục tiêu theo cách này, nó mang lại cho bạn cơ hội để nhìn thấy bạn đang sai ở đâu. Và sau đó đưa ra quyết định có thể giúp bạn đạt được mục tiêu nhanh hơn.
• Tạo ra môi trường học hỏi: Bằng cách đo lường KPI có thể tạo ra một bầu không khí học tập trong công ty của bạn
• Tiếp nhận các thông tin quan trọng kịp thời: KPI có thể cung cấp bức tranh tổng quan về hiệu suất của công ty bạn. Khi bạn đang ở trong một thị trường cạnh tranh cao, thông tin đó có thể đóng vai trò quan trọng trong nỗ lực của bạn nhằm “đánh bại” đối thủ cạnh tranh của bạn.

4. Xây dựng thang trong chiến lược KPI như thế nào mới hiệu quả?

Việc xây dựng thang KPI cho một doanh nghiệp, tổ chức rất quan trọng. Đôi khi việc đặt ra KPI không phù hợp sẽ khiến cho nhân viên trong doanh nghiệp cảm thấy khó chịu, mệt mỏi và áp lực rất nhiều trong công việc. Đặc biệt là sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến mục tiêu chung của công ty. 

Một số rủi ro cho doanh nghiệp khi xây dựng hệ thông KPI không hiệu quả: Mất nhiều thời gian vào việc đo lường

• Hiệu quả làm việc đi xuống
• Nhân viên mất đi động lực làm việc, không quan tâm đến việc đánh giá kết quả công việc
• Không giữ lại được người giỏi
• Để đạt được KPI cần đòi hỏi thời gian, công sức, tuyển dụng nhân sự để đạt được kì vọng đã đề ra.

Một cách đánh giá tính thiết thực của KPI chính là sử dụng các tiêu chí SMART:

Specific: mục tiêu cụ thể

Measurable: mục tiêu đo lường được

Attainable: mục tiêu có thể đạt được

Relevant: mục tiêu thực tế

Time-bound: mục tiêu có thời hạn cụ thể